por kamilgiglio

01 jun 2017

5 fatores dicas para reduzir custos e melhorar sua instituição educacional

Nos dias de hoje, ao falarmos sobre redução de custos e otimização estamos fazendo referência (quase direta) a soluções de TI. Através dos sistemas digitais podemos tornar a gestão mais eficiente, automatizar processos e flexibilizar as interações entre os atores para alcançar o objetivo proposto.

Contudo, a tarefa de montar uma infraestrutura integrada, de baixo custo e de fácil utilização para a área da educação envolve uma série de especificidades. Além das questões técnico-financeiras, outro aspecto relevante está relacionado à pedagogia e aos diversos atores e setores que fazem parte da cadeia produtiva que envolve uma instituição. As diferentes finalidades e funções exigem que as soluções implantadas possuam características múltiplas.

Instituições educacionais do século XXI utilizam sua estrutura tecnológica como suporte (inteligente) de gestão estratégica e pedagógica para alcançar seus objetivos. Nesse sentido, para ajudá-lo no (re)planejamento de sua TI, elaboramos algumas dicas baseadas em fatores críticos que reduzem custos e otimizam os serviços oferecidos para a toda a instituição:

# Dica 1 – Planejamento das soluções de TI para o contexto educacional

O planejamento da contratação é fundamental para que: 1) a contratação agregue valor à instituição, fornecendo a possibilidade de gerenciar dados de diferentes setores em uma interface integrada, com uma visão sistêmica; 2) os riscos envolvidos sejam gerenciados; 3) a contratação esteja alinhada com os planejamentos organizacionais e os setores da instituição; 4) e os recursos envolvidos sejam bem utilizados, não só os recursos financeiros, mas também os recursos humanos.

# Dica 2 – Governança de TI

O retorno dos investimentos em TI, frequentemente, não é obtido em sua totalidade. A principal causa observada para esse resultado negativo geralmente está na ênfase em aspectos puramente técnicos, financeiros ou de programação das atividades de base tecnológica, em detrimento da atenção ao uso das soluções no contexto geral do negócio.office365

Nesse sentido, a governança de TI deve incluir estruturas e processos para garantir a qualidade dos investimentos. Para isso, é preciso avaliar e direcionar o uso das soluções tecnológicas para dar suporte à organização, bem como o monitorar. Com o objetivo de verificar se o desempenho está de acordo com os planos, em especial no que diz respeito aos objetivos de negócio.

Em outras palavras, a Governança de TI precisa garantir que as ações de seu setor estejam alinhadas com a estratégia da organização, acompanhando o andamento dos principais projetos e das operações correlacionadas, bem como provendo recursos para que as atividades de gestão do setor sejam realizadas adequadamente.

# Dica 3 – Controle e recursos envolvidos

O controle é fundamental para acompanhar e medir os resultados dos projetos. Por isso é recomendada a utilização de listas de verificação (checklists) nas várias etapas dos processos de trabalho de contratação e de gestão dos contratos de soluções de TI. Como, por exemplo, nas etapas de elaboração dos estudos técnicos preliminares e do termo de referência ou projeto básico. Isso é feito para aumentar a previsibilidade de cada etapa e a chance de detecção de inconsistências. Além disso, com essa prática, depende-se menos de colaboradores específicos, pois mesmo os menos especializados podem verificar os itens básicos.

Office365Além do controle é importante elencar os diversos recursos investidos. Além do financeiro, também é preciso identificar quanto tempo e recursos humanos serão necessários para viabilizar a execução do planejamento. Contar com uma equipe de profissionais capacitados e em quantidade suficiente para executar as atividades identificadas, muitas vezes, torna-se fator crítico para o sucesso do projeto.

Nesse sentido, uma solução plausível está na adesão à serviços de integração automatizados, baseado em nuvem. Pois, eles podem mitigar riscos durante a implantação e diminuir custos ao alocar os recursos humanos em suas funções. Isso tudo, sem a necessidade de retirar o colaborador de responsabilidades e atividades relativas à sua função.

# Dica 4 – Learning analytics – Pedagogia orientada para o futuro e por dados.

Com uma infraestrutura integrada, do sistema de gestão organizacional (administrativo, financeiro e pedagógico) até as ferramentas usadas em sala de aula, a tarefa de retirar informações estratégicas para a tomada de decisão torna-se um desafio devido à quantidade de dados gerados. Não se pode gerenciar aquilo que não se mede, e em um mundo onde a economia criativa é diretamente relacionada a dados e evidências para decisões.

Uma solução é utilizar ferramentas de análise para automatizar o tratamento dos dados. Pode-se, por exemplo, utilizar ferramentas de “learning analytics” para decifrar tendências e padrões a partir de grandes quantidades de dados (big data) disponível sobre as competências específicas dos professores, informações sobre as turmas, o aprendizado dos estudantes, identificar dificuldades de aprendizado, entre outros.

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É possível, portanto, gerar relatórios e gráficos de acompanhamento dos indicadores do projeto, através de uma interface integrada. Com isso se mitiga os riscos, gerencia-se com mais eficiência as crises e ainda se proporciona uma visão geral, construída colaborativamente entre todos os atores e setores da instituição.

# Dica 5 – Capacitação dos colaboradores

Outro aspecto relevante nesse processo está relacionado aos professores. Professores são parte fundamental do processo educacional. Estimulá-los e capacitá-los para atuarem na educação do século XXI torna-se uma condicional para gerar valor para a instituição.

Nesse sentido, é preciso capacitá-los pedagogicamente para que eles utilizem as tecnologias não apenas para novas didáticas, mas principalmente para novos processos de avaliação do aprendizado. Com a capacitação adequada ao contexto, os líderes educacionais (professores) poderão educar e estimular os estudantes a se apropriarem das ferramentas de produtividade, extrapolar os limites físicos da sala de aula (estudo em qualquer lugar e momento), acompanhar a jornada de aprendizagem de cada estudante, estimular atividades colaborativas, incentivar o protagonismo e formalizar a construção do conhecimento em ambientes virtuais de trabalho.Office365

Para que todo esse processo aconteça ainda é importante que ele seja suportado por uma tecnologia familiar, fácil de ser usada. Atendendo aos aspectos citados, é possível identificar aptidões e mitigar custos e problemas, bem como aperfeiçoar o planejamento estratégico. Com isso, sua instituição educacional estará preparada para criar diferenciais competitivos e promover inovações.

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