Case de sucesso: IFMS - INSTITUTO FEDERAL DO MATO GROSSO DO SUL

IFMS ADOTA VÍDEOCONFERÊNCIA E ECONOMIZA R$2,7 MILHÕES

Cliente: IFMS - INSTITUTO FEDERAL DO MATO GROSSO DO SUL

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O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso do Sul (IFMS) é uma instituição de Educação do governo federal brasileiro, situado no estado de Mato Grosso do Sul, composto por dez campi distribuídos nos municípios de Aquidauana, Campo Grande, Corumbá, Coxim, Dourados, Jardim, Naviraí, Nova Andradina, Ponta Porã e Três Lagoas, tendo como seu órgão executivo a reitoria, localizada em Campo Grande.
Tendo suas atividades inciadas em 2009, oferece cursos técnicos voltados à área de informática, mecânica, eletrotécnica, alimentos, metalurgia, edificações, agricultura, agropecuária, e ainda os cursos de nível superior e pós-graduação, tendo aproximadamente 10 mil alunos entre cursos presenciais e do ensino a distância.

 

COMO ECONOMIZAR PARA PROSSEGUIR INOVANDO?
Com a implantação de uma infraestrutura de rede de computadores robusta, o IFMS adotou videoconferência para reuniões e treinamentos de capacitação profissional de professores e servidores, economizando aproximadamente R$ 2,7 milhões de recursos de diárias e passagens em um ano e meio de utilização, mudando a forma de trabalho dos colaboradores da instituição. O mesmo projeto também viabilizou a disponibilidade de conexão WiFi aos quase 10 mil alunos presenciais e de EaD.

As instituições de ensino federais vêm enfrentando cortes de investimentos nos últimos anos e, só em 2017, tiveram redução de aportes de R$ 3,38 bilhões. Por isso precisam buscar caminhos para a sustentabilidade financeira, algo que levou o IFMS – que faz parte do programa de expansão da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica, do Ministério da Educação (MEC) – a se apoiar na infraestrutura de rede como uma via de dupla possibilidade: economia e ganho de eficiência de trabalho.

Investindo em uma nova malha de rede cabeada e wireless, com tecnologia Cisco, a instituição definiu a utilização de videoconferência como base para reuniões administrativas e capacitação do corpo docente e administrativo. Essa iniciativa também desencadeou uma transformação no ambiente de trabalho do Instituto e na forma como os servidores interagem, mantendo inclusive agendas fixas de encontros dos setores.

Com dez campi em todo o Estado do Mato Grosso do Sul, o IFMS registrava altos custos com viagens de seus servidores e corpo diretivo para reuniões e treinamentos, além do maior tempo exigido para a tomada de decisões, comenta Wiliam Ricardo Correia Dias, Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMS. “A economia alcançada já pagou todo o projeto de videoconferência e hoje torna o link de intranet, utilizado para esta aplicação, e outros serviços de comunicação como ramais, autenticação wireless dos dispositivos e gerência de serviços, cada vez mais otimizado”, afirma o executivo.

Para ilustrar os ganhos conquistados, Dias cita um dos cursos de capacitação ministrado para algo entre 7 e 10 profissionais de cada um dos dez campi. “Imagine ter que arcar com os custos de transporte e estadia de quase 100 pessoas durante uma semana para ministrar um treinamento?”, questiona. “Os ganhos em custos e qualidade de vida, além da segurança de nossos colaboradores foram os principais benefícios do projeto”, pontua.

 

ECONOMIA
Os números de uso da videoconferência mostram que a economia e a eficiência só tendem a aumentar. De acordo com Dias, no primeiro mês de uso da tecnologia, apenas quatro reuniões foram realizadas, número que saltou para 42 no sexto mês de operação e, atualmente, está entre 02 e 03
videoconferências por dia, algo em torno de 60 por mês.

Além disso, os diretores do IFMS contam com o Cisco Jabber – aplicação corporativa para troca de mensagens em texto e vídeo – para realizar reuniões remotas inclusive por dispositivos móveis.

Já para os alunos e servidores da instituição, a videoconferência é adotada para a transmissão simultânea de palestras com diversos convidados e professores especialistas aos diversos campi, o que permite acesso ao conhecimento a um maior número de participantes interessados em variados assunto, sem deslocamento por longas distâncias.

Rumo à educação digital
A adoção da videoconferência pelo IFMS é apenas uma das aplicações dentro de um plano maior definido pela instituição para explorar a nova infraestrutura de rede. Mesclando a infraestrutura cabeada e WiFi, a integradora Teltec, parceira da Cisco, venceu o processo licitatório que tinha como alvo a disponibilidade de conexão WiFi, sem custo, aos quase 10 mil alunos, além de professores, servidores e visitantes dos campi.

Agora, o próximo passo é tornar o ensino mais digital, afirma Dias. A gravação de aulas para a transmissão a distância (EaD) é a primeira iniciativa. “Temos um Centro de Referência em Tecnologias Educacionais e Educação a Distância (Cread), por onde já passaram mais de 5 mil alunos, e contamos com um estúdio que nos dá o suporte necessário”, comenta, ao dizer que a expectativa é levar o recurso aos demais professores.

Mas, para que os projetos de valor agregado à tecnologia avancem, Dias salienta que é preciso mudar a cultura da maneira de como ensinar, a começar pelos docentes fazendo com que a maioria reconheça a ferramenta como um suporte importante às aulas. “Alguns dos nossos docentes resistem um pouco à tecnologia na sala de aula, ou a utilização dos novos recursos em seu método de ensino. Mas estamos resolvendo este desafio com treinamento e informação para que nossos planos de digitalização do ensino possam se desenvolver cada vez mais”, encerra.

 

BOX – WIFI PARA OS ALUNOS
Os quase 10 mil alunos do IFMS contam com acesso gratuito e sem fio à internet. Segundo Dias, Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, além de comodidade, a conexão WiFi utilizada pelos alunos amplia a interatividade com os professores, e o conhecimento dos estudantes, que podem consultar, em tempo real, conteúdos relacionados aos temas estudados, além das estruturas de laboratórios.

O contato entre professores e alunos também foi facilitado com a adoção, ainda não institucional, de vários aplicativos móveis de comunicação. “Ainda não tivemos uma pesquisa de satisfação, mas o boca a boca mostra que o WiFi tem suprido a demanda e está melhorando com o tempo”, diz Dias.

Para controlar o acesso, o IFMS adotou e tem ampliado a utilização do Cisco Prime, recurso igualmente importante para rastrear e guardar os registros de acesso, se mantendo em conformidade com o Marco Civil da Internet.

 

 

Benefícios com o projeto

O Instituto Federal do Mato Grosso do Sul economizou R$ 2 milhões em diárias e passagens após adotar videoconferência para reuniões e treinamentos de capacitação profissional de docentes e funcionários. O projeto também viabilizou a disponibilidade de conexão Wi-Fi aos quase 10 mil alunos presenciais e de EaD

Depoimentos

“Antes precisávamos enviar 7 em cada 10 servidores para realizar um treinamento em outro campus. Hoje em dia fazemos isso por videoconferência e os ganhos em custos e qualidade de vida de nossos servidores foram os principais benefícios do projeto”, Wiliam Ricardo Correia Dias, Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFMS

“Os números de uso da videoconferência mostram que a economia e a eficiência só tendem a aumentar. De acordo com Dias, no primeiro mês de uso da tecnologia, apenas quatro reuniões foram realizadas, número que saltou para 42 no sexto mês de operação e, atualmente, está entre 02 e 03 videoconferências por dia, algo em torno de 60 por mês”.

IFMS - INSTITUTO FEDERAL DO MATO GROSSO DO SUL