A importância do planejamento de sistemas de informação em instituições públicas e privadas

O planejamento é um instrumento fundamental para nortear o caminho de qualquer empresa que deseja se manter no mercado com taxas de crescimento saudáveis, e deve ser pensado como uma ferramenta extremamente necessária para todas as áreas da empresa. Neste post, falaremos do planejamento de sistemas de informação que, paralelo ao planejamento estratégico, tem a função de estruturar e preparar a empresa para os desafios futuros. Com ele, é possível traçar os rumos da empresa em relação às atividades que estão relacionadas à tecnologia.

Para ser efetivo, o planejamento deve considerar orçamento, tempo e dinâmica de processos conforme o tipo de negócio (pública ou privada), e estar de acordo com o que oferece ao público (produtos e/ou serviços). Dessa forma, a companhia consegue se posicionar no mercado de forma que seu crescimento esteja estruturado e respaldado no futuro.Para encaminhar essa tarefa, a empresa deve assumir o planejamento de sistemas de informação como a ferramenta que irá suportar e oferecer os dados que serão utilizados no dia-a-dia para fazer previsões, relacionar-se com clientes e dar respostas gerenciais em um cenário adverso. É, acima de tudo, um importante instrumento para a tomada de decisão dos gestores e de vital importância para a sobrevivência da empresa.

Trata-se de uma atividade complexa, que tem como objetivos:

• Tornar mais eficientes o armazenamento e o trâmite de informações necessárias para as áreas operacionais e gerenciais;
  Gerir melhor os recursos de tecnologia da informação para que eles apoiem os sistemas de informação da empresa;
  Obter e administrar dados e informações externas à empresa;
  “Pensar” em sistemas que se correlacionam, e não somente em computadores;
  Buscar saber quais informações são importantes para o negócio da empresa, de onde elas vem, quando elas são geradas, onde deverão ser armazenadas e quem as utilizará.

Para definição do planejamento de sistemas de informação em uma empresa, existem várias metodologias. Abaixo, elencaremos as principais, com suas respectivas vantagens e desvantagens.

Análise de Cadeia de Valor

É uma forma de análise das atividades organizacionais que  auxilia na especulação de quais sistemas de informação podem aumentar o lucro. Focada em ações de impacto, concentra-se em atividades organizacionais agregadoras de valor. Por exemplo: duas empresas fazem o mesmo produto, mas uma gerencia a linha de produção por meio de sistemas, e outra o faz por meio de anotações manuais. A produtividade aliada aos sistemas garante a empresa maior lucro em virtude do menor tempo gasto do gerenciamento da linha de produção.

Vantagens: Concentra-se diretamente em processos agregadores de valor e é um método que pode ser aplicado independentemente da estrutura organizacional.

Desvantagens: Não lida com problemas de execução e implementação dos sistemas nem define estrutura de dados. É difícil de ser aplicada em empresas que não sejam do ramo de manufatura.

Fatores Críticos de Sucesso

Utilizada para identificar necessidades de informação para a organização e seus gestores, essa metodologia é focada tanto em impacto quanto em alinhamento.

Vantagens: Foco nas necessidades chaves de informação traçadas pelos gestores nos contextos organizacionais, considerando competitividade estratégica, fatores ambientais, fatores temporais

Desvantagens: Foco em uma atividade específica do processo de planejamento. É necessário identificar vários fatores críticos de sucesso para cada área da empresa.

Business System Planning

Focada no alinhamento de processos organizacionais, combina planejamento top-down com implementação button-up, com o objetivo de produzir dados e organizar a classe de dados.

Vantagens: Um método integrado que combina análise top-down com análise button-up – bem definido, bem documentado, dando ênfase aos dados e aos recursos corporativos e facilitando a comunicação entre usuários, gestores e gerentes de SI.

Desvantagens: O método não incorpora uma metodologia de planejamento de software, além de ser demorado e custoso. Demanda uma equipe de planejamento com bastante conhecimento de TI.

Information Engineering

Esse método é focado em alinhamento e disponibiliza técnicas para a construção de modelos de dados e processos para a organização.

Vantagens: Metodologia compreensível – Oferece ferramentas automatizadas para atrelar relatórios a esforços subsequentes de desenvolvimento de sistemas.

Desvantagens: Extenso envolvimento do usuário – Demorado. – Dificuldade em encontrar um líder de equipe. – Dificuldade em manter suporte do alto gerenciamento.

Como existem várias metodologias, cada uma se adequa a uma realidade de empresa, tipo de negócio, setor, tamanho, maturidade etc. O mais importante é não deixar de planejar. Montar o PSI para a sua empresa é o primeiro passo. Junte um pouco de cada metodologia, faça o desenho inicial. Consulte o planejamento estratégico da empresa, veja se ele foi criado para atender as espectativas para um, três ou cinco anos.

Para começar, sugerimos responder a essas perguntas:

• Onde a empresa quer estar no período definido no planejamento?
• Neste período, quais os sistemas serão importantes para que a empresa atinja estes objetivos?
• Quais recursos serão necessários para implantação destes sistemas?
• Quem faz parte? Quais processos envolvidos? O que pode ser melhorado? Em que ponto a TI entra nisso?

Dúvidas e experiências relacionadas à importância do planejamento estratégico de sistemas de informação para todos os tipos de instituições podem ser compartilhadas no espaço abaixo. Fique à vontade! 😉