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Universidade Federal da Fronteira Sul

Como a UFFS implementou a videoconferência e manteve as operações em meio à pandemia

Através da suíte Webex, a Universidade adotou o teletrabalho emergencial e já vê a mudança de paradigma

Quando ficou claro para gestores e funcionários que a pandemia logo atingiria a região e obrigaria as autoridades a tomarem medidas mais enérgicas para conter a disseminação da Covid-19, no início de março, a Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) já estava preparada. A Instituição, ao dispensar toda a comunidade acadêmica e administrativa para atividades remotas – Home Office -, conseguiu manter suas atividades essenciais principalmente devido à utilização das soluções do Webex, da Cisco, da qual a Teltec é parceira Gold.

Criada em 2009, a UFFS atende cerca de 400 municípios do sudoeste do Paraná, oeste de Santa Catarina e noroeste do Rio Grande do Sul. Atualmente com aproximadamente 8900 alunos, a Universidade é a realização de uma antiga necessidade das cidades da região, que tinham acesso dificultado ao Ensino Superior público.

Defasagem no cenário anterior

A UFFS contava com uma solução de videoconferência própria que limitava o número de reuniões às 17 salas físicas onde se encontravam os aparelhos. Caso as equipes que estivessem lotadas em diferentes campi precisassem se comunicar através de chamadas de vídeo, precisavam agendar as salas presenciais, dificultando a comunicação e atrasando a continuidade de projetos.

A idade dos aparelhos já começava a pesar nas necessidades do dia a dia, ainda no contexto anterior à pandemia. “Um dos equipamentos, que é a MCU, chegou a estragar no meio do caminho. E como já estava sem garantia, era difícil tentar consertar. Mesmo que conseguissem, seria equivalente a um produto novo”, afirma José Petry, analista de soluções da Teltec Solutions e que acompanhou todo o projeto.

Vida útil chegando ao fim

Com a vida útil destes aparelhos terminando, era preciso buscar outras soluções de videoconferência que atendessem a demanda da UFFS. No entanto, não apenas os aparelhos nas salas eram necessários. Era preciso pensar na necessidade de prover uma infraestrutura que permitisse a comunicação interna com qualidade e segurança, sem tamanha dependência das salas de reunião.

Outro fator importante era de que a solução anterior era de vários fabricantes, o que dificultava o gerenciamento e a supervisão de eventuais problemas pela equipe de TI da UFFS. Mesmo com a necessidade tão grande por algo novo e melhor, eles não estavam preparados para o que pegou o mundo inteiro de surpresa: a pandemia da Covid-19 se alastrando por todos os estados do Brasil.

Em fevereiro, um pouco antes do início das restrições à circulação na UFFS por conta da pandemia, e já desassistidos em relação à solução anterior de videoconferência, todas as licenças de toda a suíte do Webex (Webex Teams, Meetings e Training) já estavam implementadas e prontas para o uso. Ao todo, foram 100 licenças para professores e corpo administrativo e 2 mil licenças para o uso de alunos da instituição.

Mudança de paradigma em meio à pandemia

“Mudamos da água para o vinho”, comemora Giovani Zandonai, Diretor de TI da UFFS, que acompanhou o projeto. “Hoje, o pensamento da alta administração da UFFS, que não considerava o trabalho remoto como uma solução viável até o momento, tem mudado consideravelmente com a utilização do Webex. Atualmente conseguimos fazer reuniões rápidas, acompanhamento dos projetos e do trabalho dos servidores, treinamentos, eventos e principalmente aulas remotas. Tudo isso sem a necessidade de parada dos serviços essenciais para a Instituição e comunidade”, complementa.

Com um número bastante limitado para ferramentas de videoconferências da solução anterior, era natural que os usuários da UFFS estranhassem com o surgimento de uma plataforma que desse a possibilidade de fazer não apenas algumas, mas centenas de reuniões simultaneamente. Com a chegada do Webex e dos novos aparelhos de videoconferência para novas salas de reunião, a visão da alta administração e dos professores mudou substancialmente.

“Hoje, reunião é sinônimo de Webex. Ele se tornou algo fundamental. Se não tivéssemos o Webex na Universidade, o trabalho seria bastante prejudicado”, explica Zandonai. A adoção da ferramenta vem aumentando constantemente: desde 1º de março, 92% dos usuários cadastrados já utilizaram a ferramenta sendo que 52 mil participantes já estiveram em reuniões da plataforma só nos últimos três meses.

Como parte do projeto, a Teltec Solutions esteve presente desde a implementação até o treinamento dos profissionais que usariam as plataformas. Através de aulas remotas, a equipe de TI da instituição conseguiu aprender o funcionamento rapidamente, podendo repassar o conhecimento aos profissionais e usuários. “Neste momento, foi que começou realmente a disseminar a ferramenta dentro da instituição. Essa quebra de paradigmas foi um dos pontos que mais impactou para a UFFS.”, finaliza Giovani Zandonai.